タスク管理でワークライフバランスを整える

仕事が多すぎてワークライフバランスがとれない

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そもそも仕事が多すぎるから仕方ない

今でもそんな気持ちはありますが、それでも以前よりは少し早く帰宅し、ときどき平日でも本を読んだり、子どもと一緒にお風呂に入ってベッドで絵本の読み聞かせができるようになってきました。

私はシンガポールで大きなITプロジェクトのマネージメントと同時にビジネスのマネージメントをしており、かなり多忙なのですが「忙しい」が口ぐせのあなたにワーキングマザーが教える自分の時間が増える３６の時間管理術を読んで、自分より多忙な人でも工夫して仕事と家庭を両立させて、かつ仕事とは別に電子書籍まで出版してしまう人がいるんだと感心。そこで心機一転、タスク管理を見直してみることにしました。

1日は24時間しかないという基本に立ち返る

1日は24時間しかないという基本に立ち返ってみました。まずは朝の出勤を15分前倒しにして8:30には会社に到着し、この15分を計画に使うようにしました。

出社して、美味しいコーヒーを飲みながら会社のOutlookのスケジュールとToodledoのタスク一覧を眺めます。私の毎朝のチェックはこんな感じです。

Outlookで会議のスケジュールを確認する。
会議を人に任せられないか、本当に自分が出席しなければならないかを考えて、必要ならOutlookの会議案内を転送したり、不参加を会議案内の送信者に返信する。
会議以外に自分の時間が何時間あるか確認する。たとえば1時間の会議が3つあったら、8時間勤務なら残りの持ち時間は5時間。

ここまでで会議のスケジュールを把握して、残りの持ち時間を認識します。次はタスク管理です。

Toodledoで期限超過のタスクと今日のタスクを見る。
期限超過のタスクと今日のタスクを今日の持ち時間で終わらせられるかを考える。この段階でだいたい1日に収まらない仕事量になっています。
期限変更できるタスク、他の人にお願いできるタスク、そもそもやらなくても死ぬことはないタスクを思い切って期限変更したり削除したり、メールで依頼したりします。

もう一度、タスク管理からスケジュール管理に戻ります。

タスクの中でミーティングなど他の人と一緒に進めるものを相手のスケジュールを見ながらOutlookで会議依頼を出します。
Outlookに「(block) Documentation」などと入れて、今日のタスクを実行できるようにスケジュールをブロックしてしまいます。

ポイントは太字で書いた通り、今日の自分の持ち時間を意識することです。

そもそも1日のスタート時点で定時までに帰れる仕事量でなければ、絶対に早く帰ることができません。仮に定時までに帰れる仕事量でも必ず飛び込みの仕事や至急の対応、メールの量が多いとか、電話とかでプラス1時間、2時間はかかります。

1つの仕事でも複数のタスクを登録する

たとえば1つの資料作成というタスクがあった場合、私は

資料作成
資料のレビューミーティングのアレンジ
資料のレビューミーティング
資料に対する指摘事項修正
資料の提出

と分けてタスクを登録します。そうしないと、「○○資料　期限金曜日」だと、今日のタスクしか見ない私は金曜日に慌てて資料を作成することになってしまうからです。

帰宅時間が改善された

システムの障害対応やプロジェクトのリカバリーなどがなければ、なんとか8:30に出勤し19:30に帰宅できるようになりました。以前は帰宅が21:00や22:00だったことを考えると大幅改善です。

それでも1日の労働時間は10時間です。目標の8時間には到達できていませんし、実際にはシステム障害対応などでプラスアルファ働いているので、週の労働時間は50時間を軽く超えてしまいます。何もない状況で8時間にするのが目標です。

至急でない重要な仕事

このメソッドでタスクを自分の持ち時間に当てはめていると、どうしても至急でない重要な仕事を後回しにしてしまいます。たとえば、新しい知識やスキルを身に付けたり、将来の仕事の布石として人にあったり、新しい分野でのビジネスプランを書いたりする仕事です。これらをどのように後回しにしないで取り込んでいくかが課題です。

プロジェクトとタスクの連動

プロジェクト管理とタスク管理を効率的に連動するのも課題です。プロジェクト管理はMS ProjectやMS Excelなどで進捗、課題、課題に伴うアクション、未決事項、未決に伴うアクションを管理しています。今はこの中から自分のタスクを抽出して、タスクリストに転記していますが、これをもう少し効率的にやりたいというのも課題です。